KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusu

KVKK uyarınca kişisel verileriniz; Qinn Hotels (“Otel”, “biz”) tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işlenmektedir.

• Adres: Şirinyalı, 1537. Sk. No:19, 07160 Muratpaşa / Antalya
• Telefon: +90 242 325 66 66
• E-posta: info@qinnhotels.com
• Web: qinnhotels.com

Bu aydınlatma metni; otel konaklama hizmetleri, rezervasyon süreçleri, web sitesi ve iletişim kanalları üzerinden elde edilen kişisel verilere ilişkindir.

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Hizmetlerimiz kapsamında aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik bilgileri: ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yasal zorunluluk halinde), pasaport bilgileri, doğum tarihi
• İletişim bilgileri: telefon, e-posta, adres, acil durumda ulaşılacak kişi bilgileri
• Rezervasyon ve konaklama bilgileri: giriş-çıkış tarihleri, oda tercihi, özel talepler, fatura bilgileri
• Finansal bilgiler: ödeme yöntemi, fatura ve tahsilat kayıtları (kart bilgileri yalnızca ödeme kuruluşları aracılığıyla, PCI-DSS standartlarına uygun şekilde işlenir)
• Görsel ve işitsel kayıtlar: güvenlik kamerası görüntüleri (ortak alanlarda), etkinlik fotoğrafları (açık rıza veya meşru menfaat kapsamında)
• Dijital veriler: IP adresi, çerez kayıtları, web sitesi kullanım verileri, form gönderimleri
• Müşteri işlem bilgileri: şikâyet ve talep kayıtları, anket yanıtları, sadakat programı bilgileri

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Konaklama sözleşmesinin kurulması ve ifası
• Rezervasyon, check-in / check-out ve misafir kayıt süreçlerinin yürütülmesi
• Ödeme, faturalandırma ve muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Misafir memnuniyeti, talep ve şikâyet yönetimi
• Güvenlik, yangın ve acil durum prosedürlerinin uygulanması
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (konaklama bildirimi, vergi mevzuatı vb.)
• Pazarlama ve tanıtım faaliyetleri (yalnızca açık rızanız olması halinde)
• Web sitesinin işletilmesi, performans analizi ve kullanıcı deneyiminin iyileştirilmesi
• İnsan kaynakları süreçleri (iş başvuruları için ayrı bilgilendirme yapılabilir)

4. Kişisel Verilerin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri

KVKK’nın 5. ve 6. maddeleri uyarınca kişisel verileriniz aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
• Açık rızanızın bulunması

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen amaçlarla ve KVKK’da öngörülen şartlara uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları (Emniyet, Jandarma, vergi dairesi, mahkemeler vb.)
• Ödeme kuruluşları ve bankalar
• Rezervasyon ve kanal yönetim sistemleri sağlayıcıları
• Muhasebe, hukuk ve danışmanlık hizmeti alınan iş ortakları
• Bilgi teknolojileri, barındırma ve e-posta hizmeti sağlayıcıları
• Güvenlik ve temizlik hizmeti sunan tedarikçiler (sınırlı ve gerekli ölçüde)

Yurt dışına veri aktarımı gerektiğinde, KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen uygun güvenceler (açık rıza, yeterlilik kararı, taahhütname vb.) sağlanarak gerçekleştirilir.

6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz aşağıdaki kanallar aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır:

• Web sitemiz, rezervasyon formları ve iletişim formları
• Telefon, e-posta, WhatsApp ve sosyal medya mesajlaşma kanalları
• Otel resepsiyonu ve yüz yüze hizmet süreçleri
• Online seyahat acenteleri ve iş ortağı platformlar
• Güvenlik kameraları ve erişim kontrol sistemleri
• Çerezler ve benzeri teknolojiler

7. Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı / saklama süreleri dikkate alınarak muhafaza edilir. Sürenin sona ermesi halinde verileriniz; KVKK ve ilgili mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Örnek saklama süreleri:

• Konaklama ve fatura kayıtları: Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca en az 5 yıl
• Güvenlik kamera kayıtları: Genellikle 15–30 gün (mevzuat ve operasyonel ihtiyaç doğrultusunda)
• İletişim formu kayıtları: Talebin sonuçlandırılmasından itibaren makul süre, en fazla 2 yıl
• Pazarlama izin kayıtları: Rıza geri alınana kadar veya en fazla 2 yıl

8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK m. 11)

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

9. Başvuru Yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi; kimliğinizi doğrulayacak bilgi ve belgelerle birlikte aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

• Yazılı başvuru: Şirinyalı, 1537. Sk. No:19, 07160 Muratpaşa / Antalya adresine elden teslim veya noter aracılığıyla
• Kayıtlı elektronik posta (KEP): KEP adresimiz üzerinden (yayımlandığında bu sayfada güncellenecektir)
• E-posta: info@qinnhotels.com adresine, kayıtlı e-posta adresinizden veya sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden

Başvurularınız en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün, cevap alamazsanız başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu ne şikâyette bulunabilirsiniz.

10. Çerezler

Web sitemizde kullanıcı deneyimini iyileştirmek, site trafiğini analiz etmek ve tercihlerinizi hatırlamak amacıyla çerezler kullanılabilir. Zorunlu çerezler site işlevselliği için gereklidir; analitik ve pazarlama çerezleri ise yalnızca onayınız doğrultusunda devreye alınır.

Tarayıcı ayarlarınızdan çerezleri yönetebilir veya silebilirsiniz. Çerezleri devre dışı bırakmanız halinde sitenin bazı bölümleri beklenen şekilde çalışmayabilir.